Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), truyền thông đã và đang làm thay đổi lớn đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội. Hiện, CNTT đã và đang được ứng dụng sâu rộng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và mang lại hiệu quả cao.

Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ là một vấn đề đang được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì tài liệu lưu trữ chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi và đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác cũng là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác lưu trữ nhằm sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử, đồng thời bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn và có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, phục vụ việc bảo quản, lưu trữ, cung cấp, khai thác, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.

Ảnh minh hoạ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ lưu trữ

Khác với các phương pháp lưu trữ truyền thống như lưu trữ trên giấy, băng từ hay một số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin cho thấy rõ thế mạnh trên tất cả các phương diện như: Có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện, bảo quản ở nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn của các cơ sở dữ liệu; cung cấp công cụ quản lý hiện đại cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc giả, quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm); Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận lợi; giúp độc giả chủ động, linh hoạt về địa điểm, thời gian tra tìm tài liệu từ đó tiết kiệm được tối ưu về thời gian, chi phí đi lại so với các hình thức khai thác truyền thống; Có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, đối với nhiều loại hình, nhiều phông tài liệu khác nhau; không giới hạn về số lượng tài liệu cần khai thác, sử dụng; Tạo sự tương tác phản hồi nhanh chóng giữa đơn vị cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu. Có thể phục vụ đồng thời nhiều độc giả tại cùng một thời điểm; Việc quản lý quá trình khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả được chặt chẽ, dễ dàng, thuận lợi…

Để tăng cường phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trong thời gian tới, cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ sau:

Quan tâm, đầu tư đồng bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT (máy chủ, máy trạm; thiết bị lưu trữ, sao lưu, kết nối; thiết bị hỗ trợ quá trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số; hệ thống nền tảng, phần mềm quản lý và điều hành; hệ thống an toàn mạng, an ninh thông tin…) cho việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ số giúp công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số mới có hiệu quả, tránh sự lãng phí.

Đối với tài liệu giấy có giá trị cần được chỉnh lý khoa học; tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa những tài liệu có tần suất sử dụng cao, đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan: Đây là khâu then chốt, quyết định chất lượng, thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các khâu còn lại.

Lựa chọn danh mục tài liệu được phép công khai trên mạng diện rộng (dữ liệu mở) đảm bảo các quy định của pháp luật.

Bảo đảm tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ được quản lý trong hệ thống theo từ khóa xuất hiện trong nội dung tài liệu, dữ liệu, trên các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

Thường xuyên đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị các nội dung như: hướng dẫn các chức năng cơ bản của phần mềm phục vụ công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; các thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử để độc giả được biết rộng rãi.

Tập trung thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và số hóa tài liệu lưu trữ để xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ

Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ tạo sự tương tác, phản hồi một cách liên tục, nhanh chóng của các đối tượng khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ trên mạng diện rộng cũng là cơ sở quan trọng giúp cho các cơ quan nhà nước sửa đổi, hoàn thiện hệ thống chính sách và quy trình nghiệp vụ cho công tác VTLT./.

TH – Trung tâm CNTT tài nguyên và môi trường Sơn La

TG: Chị Hằng - GĐ